Sprendžiant problemas dėl dokumentų pildymo bei saugojimo, didžiausia įvardijama būtent laikymas. Dokumentus, kurie susiję su buhalterine apskaita ar veiklos vykdymu, kai kuriais atvejais, turi būti saugojami tam tikrą laiką. Tai numato jūsų teisės aktai. Dokumentų valdymo sistemą siūlantis diw.lt pabrėžia, kad tam tikros sistemos naudingos ne tik juridiniams asmenims, bet ir fiziniams, kurie užsiima komercine veikla.
Dokumentų valdymas dabar gali būti supaprastinamas iki tokios lygio, jog juos išrašyti bus galima bet kokio įrenginio pagalba. Trumpai tariant, dabar įvairūs dokumentai gali būti išrašomi naudojant kompiuterius, išmaniuosius telefonus, planšetes ir t.t. Tokių įrenginių dėka dokumentus išrašyti galima ypač greitai, o svarbiausia – kai kurios dokumentų valdymo sistemos siūlo tam tikrus sprendimus ir labai dideliam verslui.
Įprastai dokumentų valdymo sistemas kurias patyrę specialistai, tačiau pabrėžiama, kad rinkoje yra labai daug pasiūlymų, kur kainos yra ženkliai mažesnės nei konkurentų. Trumpai tariant, įmonėms bei fiziniams asmenims reikia būti atidiems renkantis dokumentų valdymo sistemas, nes pačios pigiausios gali nepateisinti lūkesčių arba gali būti nelabai saugios.
Trumpai tariant, dokumentų valdymo sistemos turi atitikti specifinius saugumo reikalavimus. Tokios sistemos turi būti atsparios įsilaužėliams. Duomenų saugumas turi būti užtikrinamas, o svarbiausia – tokios sistemos Lietuvoje gali būti siūlomos tik tuomet, jeigu yra patvirtinimas iš duomenų apsaugos inspekcijos. Paprastai kalbant, asmenims, galvojantiems naudotis dokumentų valdymo sistema, reikėtų pasižiūrėti ar sistemos atstovai yra registruoti domenų valdytojais.
Kaip bebūtų, dokumentų valdymo sistemų yra įvairiausių ir kai kuriais atvejais nėra būtinybės registruotis duomenų valdytojais. Pavyzdžiui, jeigu programa veikia taip, kad ji niekur neperduoda duomenų t.y. jie laikomi jūsų įrenginyje, tuomet nėra reikalo dairytis į minėtus statusus. Jie tiesiog nėra būtini. Mat, kai kurios dokumentų valdymo sistemos veikia tokiu principu, jog duomenys laikomi ne kliento serveryje, o būtent sistemoje t.y. juos saugo tretieji asmenys. Tad, galvojantiems apie dokumentų valdymo sistemos įsigijimą ar nuomą, reikėtų pasigilinti kaip tokia programinė įranga veikia. Kiekvienas šios sistemos operatorius gali pasiūlyti skirtingas technologijas.
